7 pasos para organizar tu tiempo y establecer prioridades en tu negocio digital.

¿Eres de los que se emociona con cada idea que pasa por tu cabeza, pero luego no ejecutas ni te planificas para hacerlo realidad?

¿Empiezas la semana ilusionado por hacer un gran trabajo, pero llega el Viernes y no sabes a dónde se ha ido tu tiempo?

¿Sientes frustración porque cada día que sigues desorganizado representa dinero desperdiciado en oportunidades de ventas y crecimiento?

Ya has invertido mucho tiempo y esfuerzo en tu negocio digital, pero todavía no logras ese gran salto en ventas e influencia del que muchos hablan.

Y ya te empiezas a cuestionar ¿Podré sostener todo esto por más tiempo?

En este artículo aprenderás los 7 pasos que te ayudarán a organizarte y establecer prioridades en tu negocio digital.

Quiero decirte algo.

Organizarte y establecer prioridades requiere varias habilidades que van más allá de una tabla de excel, un calendario o un sistema como Asana.

Establecer prioridades requiere:

Con estos 3 pilares sanos, fuertes y claros, establecer prioridades será mucho más fácil para ti.

¿Por qué necesitas organizarte como un profesional hoy más que nunca?

  1. Porque el mundo se mueve mucho más rápido de lo que tu sistema nervioso puede manejar. Trabajar sin un sistema claro y flexible, hará que avances muy poco en mil direcciones distintas. Lo que necesitas es avanzar mucho en una sola dirección.

  2. El 90% de las cosas que haces no resultan en ventas ni crecimiento. Un negocio digital es algo hermoso pero tiene el gran peligro de ahogarte en actividades que no se traducen en ventas.

En vez de crear micro-progreso en un millón de direcciones, necesitas generar momentum hacia las cosas vitales. Este es tu mayor punto de contribución

Greg McKeown, autor de uno de mis libros favoritos llamado Essentialism

Recuerdo cuando empecé mi negocio digital (y antes de aprender a organizarme como lo hago ahora), podía pasar horas respondiendo a preguntas por email o por redes sociales, agendando publicaciones, enviando facturas y montando landing pages.

¡Absolutamente nada de esto estaba contribuyendo a las ventas y crecimiento de mi negocio!

Lo más curioso es que yo venía de emprender en otra industria (viajes de lujo) donde tenía un sistema de organización poderoso que me había ayudado a generar millones de dólares en ventas.

Pero algo pasa cuando empezamos a trabajar por nuestro propósito: nos volvemos poco objetivos y romantizamos lo que esto requiere. Y este fue uno de los cambios de mentalidad más importantes en mi vida:

¡El negocio por mi propósito debe ser el más organizado de todos!

Porque mis mejores talentos merecen un plan, merecen seguimiento, merecen un sistema de prioridades y merecen ser ejecutados con excelencia.

No hay nada más doloroso que ver personas emprender desde su propósito pero nunca generar las ventas necesarias para sostenerse. Los siguientes años marcarán toda la diferencia entre los negocios que se quedan para prosperar o los que deben cerrar.

Y establecer prioridades es crucial para esto.

¿Cómo ha cambiado la productividad en los últimos años?

Antes se pensaba en producir lo más posible, sin respetar nuestra salud mental, bienestar o tiempo familiar. Hoy los emprendedores conscientes somos respetuosos con nuestra salud mental, bienestar emocional y valoramos nuestro tiempo en familia.

Nosotros trabajamos de otra forma: Queremos producir solo lo más importante y lo que da más resultado, dentro del marco de horas determinadas para el trabajo. No estamos disponibles 24/7 para nadie.

Esto sí es sostenible en el tiempo y usualmente conlleva a resultados excepcionales: empresas emocionantes, explosión de creatividad, equipos felices, menos desperdicio de tiempo y esfuerzo, flexibilidad en probar ideas, menos apego al resultado, más celebración por el proceso, y mucha más satisfacción.

Adiós a la esclavitud y adiós a la adicción al trabajo.

¿Esto suena como algo que quieres para tu vida? ¡Entonces sigue leyendo!

Los 7 pasos para organizar tu tiempo y establecer prioridades: en tu negocio digital.

Estos son los 7 pasos que te ayudarán a organizarte y establecer prioridades en tu negocio digital.

1. Tu estilo de vida ideal, ventas y ganancias.

Todo empieza por aquí porque todo depende de la vida que quieres vivir.

¿Cuánto tiempo libre quieres a la semana?

Bloquea en el calendario las tardes o mañanas que quieres libres, bloquea el fin de semana, bloquea festivos y pon una hora para finalizar la jornada laboral.

¿Cuántas vacaciones quieres al año?

Bloquea las semanas en tu calendario para que veas el tiempo real que tienes disponible para ejecutar lo que necesitas.

La planificación del año empieza por la planificación del tiempo libre. Entre más tiempo disponible tienes para algo, más tiempo te toma.

como organizar tu tiempo segun tu estilo de vida

La Ley de Parkinson, creada por el británico Cyril Northcote Parkinson en 1957, dice que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”.

Por eso necesitamos limitar el tiempo dedicado a producir.

2. Determina el rol de Abeja Reina y tu mayor punto de contribución.

Cada empresa tiene una función principal que es la determinante en el éxito de la empresa. Mike Michalowicz, autor de Profit First dice: 

“Es aquí donde se une lo mejor de ti: lo único de tu propuesta y lo mejor de tu equipo”.

Un negocio organizado y eficiente cuida y protege el rol de la Abeja Reina para garantizar el éxito del negocio.

¿Cuál es el rol Abeja Reina de tu negocio?

¿Cuál es la función principal que determina el éxito de tu empresa?

¿Cómo puedes rediseñar toda tu operación para proteger este rol?

Pregúntate: ¿Cuál es el mayor resultado que puedo lograr con este mismo esfuerzo, tiempo e inversión? ¿Cuál es mi mejor y más alta contribución?

3. Planifica cada 12 semanas en vez de la planificación anual.

Este concepto fue creado por el autor Brian P. Moran. En su famoso libro “Un año en 12 semanas”, Brian comparte que la planificación anual causa procrastinación porque tenemos demasiados meses para “estirar» nuestros proyectos.

Pero si planeamos cada 12 semanas, introducimos urgencia natural a nuestros proyectos. ¡La fecha límite está lo suficientemente cerca y no la pierdes de vista!

El tiempo es suficientemente largo para hacer algo importante, pero suficientemente corto para empujarte a la acción. Muchos tienden a cambiar el plan o el enfoque ¡Sin haber tomado la acción suficiente!

Lo más seguro es que si tomas acción consistente, tu plan dará resultados.

Estos son algunos ejemplos de proyectos que logramos ejecutar exitosamente en 12 semanas:

Cómo organizar tu tiempo con la planificación trimestral

•Diseño, grabación y lanzamiento de un nuevo programa signature (10-12 módulos).

• Ecosistema de entrada y ascensión, campaña de publicidad validada y embudo automatizado convirtiendo para un producto digital existente.

• Diseño y validación de nueva marca o línea de negocio.

4. Diferencia tu calendario por tipos de actividades.

¡No todas las actividades tienen la misma importancia! Estos son algunos tipos de actividades en un negocio digital:

Actividades estratégicas: todas las que producen dinero y tu prioridad absoluta.

Actividades de producción: las que contribuyen a las estratégicas, pero por sí solas no generan dinero.

Actividades genéricas: todas las tareas administrativas. ¡Todas se pueden delegar!

Actividades de relajación: todo tu tiempo libre y de aprendizaje.

En nuestro calendario asignamos colores a las distintas actividades:

Actividades estratégicas: verdes
Actividades de producción: azul
Actividades genéricas: gris
Actividades de relajación: rosa o naranja

Esta es la clave. Cuando tengas la semana montada en tu calendario asegúrate que la mayoría de actividades sean verdes.

Si tienes un calendario demasiado azul o gris, tenemos problemas y no estás enfocado en lo más importante.

5. Crea un sistema de criterios para aceptar o rechazar nuevos frentes.

Cómo organizar tu tiempo con un sistema de criterios para aceptar o rechazar

Hoy día todo el mundo quiere algo de ti: una colaboración, un live, un prólogo, un café, un evento, etc.

Pero si algo he aprendido en 5 años con este negocio es que no toda oportunidad es buena si trae distracción.

No es verdad que una sola colaboración cambiará todo tu negocio. No permitas que nadie te manipule de esa forma.

Esta serie de preguntas te ayudará a decidir el tipo de oportunidades que
vale la pena aceptar. Si no cumple con estos requisitos (y otros tuyos personales) entonces con toda confianza diles que no.

• ¿Tengo el tiempo en mi calendario para esta invitación sin que afecte mis prioridades?

• ¿Esto va alineado con la visión y estilo de mi negocio?

• ¿Esta oportunidad me hace sentir en paz o me genera incomodidad y estrés?

• ¿Estoy aceptando esto solo por miedo a perder oportunidades?

• ¿Me tengo que estirar para poder meter esta oportunidad en mi calendario?

• ¿Esto contribuye positivamente a mis objetivos de venta y estilo de vida?

• ¿Han respetado mis políticas y condiciones? Fee, precio, tiempo disponible, etc.

Desarrolla tu propio sistema de criterios. Te salvará la vida y te sentirás poderoso.

6. Agenda días de ponerte al día o “catch up”.

Aún con la mejor organización, habrán actividades que se quedarán en el limbo.

Para resolver esto, recomiendo poner en agenda días de “catch up” o días para ponerte al día. Yo usualmente programo un Jueves cada 15 días para esto.

De esta forma esas actividades que quedan “colgando” no me distraen y tienen su momento en la agenda para ser resueltas, completadas o eliminadas.

7. Preguntas diarias y semanales para mantenerte responsable (accountable).

Por último, necesitas un sistema para mantenerte responsable o accountable. Estas son algunas preguntas que te ayudarán a tomar responsabilidad por tu trabajo todos los días o cada semana:

• ¿Qué funcionó bien esta semana?
• ¿Qué pudo funcionar mejor?
• ¿Qué fue más fácil de lo que pensé?
• ¿Qué fue más difícil de lo que pensé?
• ¿Cuáles actividades estratégicas completé esta semana?
• ¿Cuáles no completé y por qué?
• ¿Cuáles fueron mis mayores distracciones?
• ¿Cómo puedo eliminarlas la próxima semana?
• ¿Cuál fue mi mejor momento de alto rendimiento?
• ¿Me respeté mis tiempos libres?

Una dosis de realidad:

El hecho que hayas leído hasta aquí me confirma que eres un emprendedor con sed de cambio, que crees en tu enorme potencial y que reconoces que ese potencial solo será materializado con un excelente manejo del tiempo y de tus prioridades.

Muchos no están dispuestos a recorrer este camino.

Te felicito por respetar tu vida de esta forma. La nueva generación de emprendedores conscientes y modernos se liberan de la necesidad de hacerlo todo y estar en todos lados.

Hay un número limitado de actividades que te darán los resultados y la satisfacción que buscas.

Nunca olvides que la mayor satisfacción que puedes sentir es terminar lo que empezaste. Te comparto esta intención que enseñamos en nuestro entrenamiento Million Dollar Blueprint:

«Mi intención es ser CEO y visionario,
no un ejecutor «apaga fuegos”
ni un auto-empleado
ni esclavo de mi laptop
ni esclavo de mis clientes
ni “todero”
ni malabarista.
Soy un líder, Master y especialista”.

¡Gracias por leer hasta aquí!

¿Cuál de estas ideas para organizarte y establecer prioridades ha conectado más contigo?

¡Déjame tus preguntas y comentarios!

dianazuluaga

Diana Zuluaga es la fundadora y CEO del Instituto de Negocios Digitales.

Creadora de más de 30 programas de mentalidad del éxito y negocios digitales.

Con más de 10,000 estudiantes en 24 países, Diana está comprometida a que puedas crear un negocio digital de rápido crecimiento que tenga un impacto positivo en el mundo.

Ha sido ponente en TEDx, Extraordinaria y Marketing Rocks en España y Latinas and Power en Estados Unidos.

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14 comentarios

  1. Gracias por el post. Muy útil, bien explicado. Tengo mucho trabajo por delante aún. Mi tienda online lleva menos de un año en funcionamiento, y aún me cuesta delegar en la tienda física, para poder dedicarle al online el tiempo que requiere, sin sacrificar el tiempo en familia y mi tiempo de desconexión, pero estoy trabajando en ello. Leerte me está ayudando. Gracias

  2. Leerte calma mi alma…
    Sin embargo aún estoy en la cuerda floja … no no soy aún una marca digital pero si siento que lanzó dardos al aire sin organización … en mi negocio de conseguir clientes para capacitarlos no es sencillo (creo) la organización porque un día lo puedo dedicar a cotizar y ese mismo día un posible cliente me llama para una reunión y debo dejar todo …
    Bueno no pierdo la esperanza de aprender a organizar mi tiempo.
    Feliz San Valentín…

  3. Me encantó el plan de 12 semanas, sin saberlo tengo planeadas mis actividades hasta abril, eso me encantó. Igual el sistema de criterios para aceptar o rechazar, hay que saber decir no y saber decir si. Me súper sirve las preguntas diarias y semanales para mantenerme responsable. Todo está genial. Mil gracias.

  4. Me encantó leerte Diana.
    Mi negocio digital no ha logrado despegar, así que mantengo como autoempleada y claro, he comenzado ya a delegar, lo cual me aliviana mucho la carga.
    Un abrazo.

  5. Voy a comenzar a aplicar la organización de mi calendario por tipo de actividad, actualmente, como estamos empezando, somos 2 personas y cada una tiene que hacer de todo un poco, así que veo este sistema viable para ser más eficientes enfocándonos en las prioridades y respetando el tiempo libre. Me gustó. Y además el día de catch up me parece buenísima idea porque siempre quedan actividades por hacer guindando y se van rodando de día y acumulando. Gracias Diana. Time to get organized!

  6. Gracias Diana! Yo apenas estoy en pañales, en modo semilla de mi negocio digital, pero todo va labrando mi camino. Me encantó la idea del sistema de preguntas para mantenerme responsable o accountable. En mi caso, que estoy comenzando, desarrollar ese hábito me ayuda mucho.

  7. Gracias Diana !
    Súper valioso tener un sistema para llevarte a realizar tus objetivos.
    Me encantó leer tu plan y en realidad aplica a cualquier negocio (digitales o no) el objetivo es tener la máxima rentabilidad sin dejar nuestra vida entera en el.

    Love it ♥️
    Hasta para escribir del tema usas tu magia organizativa

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